왼쪽부터 김효영 직원, 정광선 처장, 김유진 부장, 김원태 차장

12월 6일, 우리 회사 사내포털이 새롭게 단장했다. 이번 사내포털 개선은 우리 회사 직원들의 의견을 적극적으로 반영하여 이루어진 것으로, KPS인의 더 효율적인 업무를 지원할 것으로 기대된다. 사내포털 개선의 주역들을 만나 이번 개선에서 주목할 만한 점이 무엇인지 들어봤다.

글_임혜선  사진_김인규

사내포털 개선으로
업무의 효율화를 지원하다

우리 회사 정보통신보안처 정보화부는 전사 정보시스템의 기획, 운영 및 유지관리를 맡고 있다. 모든 전자결재, 사내포털 운영, 메신저, 이외에도 각종 정보시스템과 IT서비스 제공을 유지관리하고 있기 때문에 우리 회사 전산 업무를 지원하는 든든한 배경이라고 할 수 있다.

정보화부는 지난 6월, 사내포털을 통한 설문조사를 실시했다. 설문조사의 주제는 ‘사내포털’ 의 편의성과 개선사항으로, 직접 사내포털을 사용하는 직원들의 의견을 수렴하여 이를 개선하기 위함이었다.

“대표적으로 ‘화면 해상도 문제로 인한 화면 잘림 현상’, ‘메뉴 찾기의 어려움’에 대한 불편사항과 ‘일정관리 기능’의 개선 요구 사항 등이 있었습니다. 이런 의견들을 수렴하여 사내 포털을 개선하기 시작했습니다.”

사내포털 개선 사례 10가지

사내포털, 어떻게 달라졌을까?

설문조사를 마친 후 김원태 차장은 김효영 직원과 함께 곧바로 사내포털 고도화 작업에 돌입했다. 이들은 불필요한 메뉴를 통폐합하여 메뉴 접근성을 향상시키고, 폴딩메뉴와 일정관리기능 등 새로운 기능을 신설했다. 또한, 최신 트렌드를 반영하여 메인화면과 배너의 UI¹를 개선하는 등 10가지 사례를 개선했다.

¹UI: User Interface. 사용자가 제품/서비스를 사용할 때 마주하는 면으로, 사용자와 제품/서비스가 상호작용할 수 있도록 만들어진 매개체

사내포털 이렇게 바뀌었어요!

그 결과 12월 6일, 새롭게 변한 사내포털은 무사히 오픈했다. 김효영 직원은 서비스 오픈 일정에 맞추기 위해 매순간 최선을 다해왔다고 말했다.

“사실 프로젝트 개발자 투입이 지연돼서 걱정이 많았습니다. 다행히 걱정한 것보다는 빨리 개발자를 투입해 무리 없이 서비스를 오픈할 수 있게 됐죠. 하루하루 조금씩 완성되어 가는 화면들을 보면서 ‘이제 끝이 보이는구나’라고 생각하며 보람을 느꼈습니다.”

김원태 차장은 이번 개선 사례 중 ‘폴딩메뉴 신설’과 ‘좌측메뉴 우측상단에 이동 배치’, 그리고 ‘가로스크롤 제거 및 화면 잘림 개선’ 부분에 많은 신경을 썼다며 직원들이 시스템을 좀 더 편하고 쉽게 활용했으면 한다고 말했다.

정보화부는 이번 개선에 그치지 않고 앞으로도 지속적인 사후 관리를 통해 우리 회사 직원들이 사내포털을 이용하는 데 불편함이 없도록 지원할 예정이다. 서비스 오픈 이후 2주 동안 안정화 시점까지 전용 헬프데스크를 운영하며, 향후 사내포털 메인 화면에 본인 전자결재 진행상황을 표시하는 서비스까지 제공한다는 계획이다.

“앞으로도 정보화부는 사내포털 고도화를 대비한 직원들의 니즈를 계속해서 수집할 생각입니다. 이용하시다가 불편한 점이나, 떠오른 개선사항이 있다면 언제든지 정보화부로 연락 주시길 바랍니다.”