빠른 퇴근을 부르는
업무 시간 관리 노하우

직장인에게 정시 퇴근만큼 큰 기쁨도 없다. 특히 갓생(God+生)을 추구하는 MZ세대 직장인이 늘어나면서 주어진 시간 내에 업무를 끝내고 자기 계발 시간을 충분히 갖고자 하는 욕구가 높아졌다. 그러나 직장생활을 하다 보면 주어진 업무량은 같아도 처리 시간에 상대적 차이를 보이는 경우를 만날 수 있다. 이 차이를 만드는 것이 바로 시간 관리다. 빠른 퇴근을 돕는 직장인의 업무 시간 관리 노하우를 살펴본다.

우리 뇌는 생각보다 산만하다. 성인의 집중력 유지 시간은 약 25분에서 45분 정도. 집중력을 잃게 되는 원인은 다양하지만, 중요한 것은 집중력을 되찾는 해법이다. 집중력을 발휘하고자 해도 뇌는 의식의 흐름, 혹은 도파민을 자극하는 가십을 따라가기 쉽기 때문이다. 이를 개선하기 위해 사무실 책상은 업무에 집중할 수 있는 환경으로 조성해 주는 것이 중요하다. ‘업무와 연관되지 않은 것’은 과감하게 눈앞에서 치우는 것이 좋다. 지난 프로젝트 자료, 휴가 때 찍은 사진, 좋아하는 캐릭터 굿즈 등 다른 생각에 빠질 가능성이 있는 물품을 정리하면 집중력의 지속 시간도 높일 수 있다. 스마트폰 역시 업무를 위해 사용하는 시간을 따로 지정하고, 그 외의 시간은 사용을 최소한으로 하는 것이 바람직하다.

컴퓨터 안의 파일 정리도 시간 관리에 큰 영향을 준다. 필요로 하는 파일을 찾느라 허투루 시간을 보내기 쉽기 때문이다. 찾는 데 시간이 걸리는 것도 문제지만 더 심각한 건, 이 파일 저 파일 열어보다가 삼천포로 빠지는 경우다. 평소에 자신만의 파일 정리 방법을 만들고, 이를 잘 지켜 주면 업무 시간을 단축하는 데 도움이 된다.

더불어 자신의 집중력 패턴을 파악하고 이에 맞게 일정을 세워보자. 집중력이 소진된 상태에서 일을 붙들고 있으면 처리 속도가 느려질 뿐 아니라 업무의 퀄리티도 떨어진다. 예를 들어 본인이 30분 정도의 집중력을 발휘할 수 있다면 30분간 업무에 집중하고 5분간 휴식을 취하는 것을 반복하는 식으로 집중력을 리셋하는 시간을 주는 것도 좋은 방법이다.

소크라테스가 강조한 ‘너 자신을 알라’는 철학적 원칙은 시간 관리에도 해당한다. 시간 관리를 위해서는 본인의 몸에 대해 잘 아는 것이 중요하다. 예를 들어 ‘몇 시간 이상 자야 최대의 컨디션이 되는지, 다음 날 일정에 방해되지 않는 선의 주량은 어느 정도인지, 할 수 있는 최대한의 야근 상한선은 얼마인지 등’이 그것이다.

시간 관리는 시간만 관리하는 것이라고 착각하기 쉽지만, 사실 ‘주어진 시간 동안 내 몸을 움직여서 무언가를 하는 것’을 뜻한다. 때문에 시간 관리를 잘 한다는 것은 자신의 한계, 내구성을 잘 안다는 말이기도 하다. 이를 위해 필요한 것이 ‘데일리 회고록’이다. 그날그날 업무 달성도, 업무 지속 시간, 발생한 돌발 변수, 최적의 효율 시간 등을 기록해 보자. 주간, 월간, 연간 쌓인 데이터를 통해 업무 효율을 높일 수 있는 컨디션을 파악하는 것은 물론, 발생할 수 있는 돌발 상황의 대처 능력까지 기를 수 있다.

더 나아가 자신에게 최적화된 루틴을 만드는 것도 가능하다. 미라클 모닝의 열풍이 모두에게 성공을 안기지 않았듯, 사람마다 집중할 수 있는 시간과 방식이 다르다. 데일리 회고록을 통해 평소 높은 집중력을 발휘하는 시간대는 언제인지 파악하고 중요 업무는 그 시간대로 배치하는 것이 업무 효율을 높이는데 도움이 된다.

우선순위의 중요성은 많은 자기 계발 서적에서 한결같이 주장하는 내용이다. 다들 머릿속으로는 알지만 정신없이 업무를 처리하다 보면 업무의 순서가 뒤죽박죽 섞이기 쉽다. 이는 신입 사원일수록 더 그렇다. 업무에 대한 이해도가 부족할 뿐 아니라, 상사가 왜 이 업무를 시키는지, 조직 내에서 이 업무를 처리하는데 어떤 루트를 거쳐야 하는 지와 같은 경험치가 없기 때문이다.

업무의 중요 우선순위를 알면 업무 처리 시간은 훨씬 빨라진다. 가장 좋은 방법은 선배들에게 자꾸 물어보는 것이다. 이 일을 왜 하는 건지, 우리 팀 입장에서 어떤 업무가 더 중요한 것인지 등을 말이다. 선배들에게 묻는 것이 폐를 끼친다고 생각할 수 있지만, 관리자에게 묻지 않고 진행하면 급한 걸 제때 챙기지 못해 오히려 더 큰 문제가 발생할 수 있다.

업무의 중요도를 파악했다면 우선순위는 ①중요하고 급한 일, ②중요하지만 급하지 않은 일, ③급하지만 중요하지 않은 일, ④중요하지도 급하지도 않은 일, 네 가지로 구분하는 습관을 길러보자. ①은 1순위로 처리하고 ②는 과정을 계획해 차근차근 진행한다. ③은 자동화 툴의 도움을 받아 빠르게 처리하는 방법을 만드는 것이 도움이 되며 ④는 불필요한 업무가 아닌지 점검해 볼 필요가 있다.