AI 시대,
업무의 든든한 파트너를 만나다
반복 업무는 AI에게,
우리는 더 중요한 일에 집중해요!

매일 아침, 출근하자마자 메일이 가득한 받은 편지함을 보며 한숨을 쉬신 적 있는가? 회의 일정을 조율하느라 수차례 메일을 주고받고, 긴 회의 후에는 회의록 정리로 야근까지··· 이처럼 반복적이고 단순한 업무는 직원들의 창의성을 떨어뜨리고 업무 효율성까지 낮아지게 만든다. 하지만 이젠 우리에게 든든한 ‘새로운 업무 파트너’, 바로 ‘생성형AI’ 가 있다.

UiPath의 글로벌 오피스 워커 설문조사에 따르면 직장인의 94%가 반복적인 업무로 스트레스를 느낀다고 한다. 이런 배경 속에서 많은 기업과 공공기관이 AI를 활용한 업무 자동화에 관심을 기울이고 있으며, 실제로 다양한 현장에서 도입이 활발히 이루어지고 있다. AI 및 자동화 도입은 단순·반복 업무를 효율적으로 처리하고, 직원들이 더 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있도록 돕는 중요한 역할이다. 실제로 다양한 연구와 업계 보고서에서 AI의 이러한 긍정적인 효과를 강조하고 있다. 예를 들어, AI 관련 연구 논문에서는 “AI 도입이 반복적이고 스트레스를 유발하는 업무를 자동화하여 직원의 웰빙과 업무 만족도에 긍정적 영향을 미친다"고 보고하고 있으며, 업무 효율성 관련 보고서에서도 AI가 반복 업무를 줄여 직원들이 핵심 업무에 집중하도록 지원한다고 밝히고 있다.

하루에도 수백 통씩 쌓이는 이메일들을 보면 관리하기 난감하다. 이럴 때 AI 기반 이메일 정리 도구를 활용하면 자동으로 메일을 분류해주고, 중요한 메일을 우선순위로 정리해 업무 효율을 높일 수 있다. Gmail은 AI 기능을 통해 메일을 기본, 프로모션, 소셜 탭으로 자동 정리해주고, 추천 답장을 제시하거나 긴 이메일을 자동 요약해주는 기능을 제공한다. 최근에는 이메일에서 일정과 관련된 내용을 AI가 분석해 사용자가 버튼 한 번만 누르면 구글 캘린더에 자동으로 일정을 등록해주는 기능도 도입됐다.
마이크로소프트의 365 Copilot 역시 이메일 내용을 분석하여 상황에 맞는 톤으로 빠르게 답장을 작성해주는 기능을 갖추고 있어, 바쁜 실무자들에게 유용하다. 단순한 문장 완성에 그치지 않고 회의 요약과 작업 지시 정리, 일정 제안 등 실질적인 업무 흐름까지 지원해주는 점이 특징이다. 이러한 기능은 반복적인 커뮤니케이션 업무를 줄여주고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 여유를 만들어준다.
아직 모든 사내 시스템에 이런 AI 기능이 즉시 적용되긴 어렵지만, 당장은 외부 생성형 AI(예: ChatGPT)를 활용해 이메일 초안 작성이나 아이디어 정리에 활용해보는 것도 좋은 방법이다. 단, 보안이 요구되거나 민감한 정보가 포함된 업무는 반드시 내부 시스템을 통해 처리해야 한다는 점을 잊지 말아야 한다. AI는 어디까지나 보조 도구일 뿐, 최종 판단과 책임은 사용자에게 있다는 점도 함께 인식할 필요가 있다.

[출처: Google]

복잡한 회의 일정 조율이나 자꾸 잊게 되는 일정 알림도 이제는 AI가 대신할 수 있다. 2025년 1월 OpenAI는 ChatGPT 유료 구독자를 대상으로 Scheduled Tasks 베타 버전을 츨시했다. 이 기능은 사용자가 미래의 액션 및 알림을 자연어 명령으로 예약할 수 있도록 지원, ChatGPT를 기존 디지털 비서처럼 활용할 수 있게 한다. 사용자는 "매일 아침 7시 날씨 보고"나 "오후 4시 회의 알림"과 같이 간단한 요청으로 일회성 또는 반복 작업을 설정할 수 있다.
ChatGPT의 Scheduled Tasks 외에도, 이미 우리의 일상에 깊숙이 들어온 다양한 AI 비서 서비스들이 스마트한 일정 관리 도구로 활약하고 있다. 안드로이드 사용자에게 친숙한 구글 어시스턴트는 음성 명령만으로 알림을 설정하고, 캘린더에 일정을 추가하거나 확인하며, 필요한 간단한 정보까지 빠르게 검색해 주어 편리함을 더한다. 또한, 삼성 스마트폰 사용자라면 빅스비를 빼놓을 수 없다. 높은 한국어 음성 인식률을 자랑하며, 삼성 기기와의 연동을 통해 알림 설정, 캘린더 관리뿐만 아니라 스마트폰의 다양한 기능을 음성으로 제어할 수 있다는 강력한 장점을 지니고 있다.

Scheduled Tasks

회의 후 회의록을 정리하거나 보고서를 작성하는 업무도 AI가 도와줄 수 있다. ChatGPT는 간단한 지시만으로 문서 초안을 만들고, 긴 내용을 요약하거나 맞춤법을 교정하는 등 다양한 작업을 지원한다. 또한 네이버 AI 기반의 ‘클로바노트’ 같은 음성 기반 AI는 회의 내용을 녹음한 뒤 핵심 내용을 추출해주므로 회의록 정리에 드는 시간을 크게 줄일 수 있다. 반복적이고 시간이 오래 걸리는 업무일수록 AI의 효율성이 빛을 발한다.
플라우드노트(PLAUD NOTE)는 ChatGPT 기반 AI 녹음기로, 음성 인식 및 분석, AI 요약뿐만 아니라 마인드맵 시각화와 같은 고급 기능을 제공한다. 통화 녹음과 스마트 클리핑(무음 제거), 오디오 파일 병합 등 하드웨어와 소프트웨어를 결합한 서비스로, 의료, 영업, 크리에이터 등 다양한 분야에서 활용도가 높으며 특히 아이폰에서도 통화 녹음이 가능해 출시하자마자 많은 관심을 모았다.
티로(Tiro)는 실시간 대화를 녹음하여 자동으로 텍스트 변환하고 한 페이지 분량의 요약본을 생성하며, 회의록과 강의 등 다양한 템플릿을 제공한다. 메모 입력을 통해 맥락 정보를 추가하면 인식 정확도가 높아지고, 영어 강연도 한국어로 실시간 번역 및 요약할 수 있어 국제 업무에 유용하다. 라벨 관리, 노트 검색, 캘린더 연동 등 강력한 노트 관리 기능도 제공한다.

AI는 더 이상 먼 미래의 기술이 아니다. 이미 다양한 업무에 적용되며 직원들의 시간을 줄이고 업무의 질을 높이고 있다. 반복적인 업무는 AI에게 맡기고, 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어보자. 지금이 바로, AI를 업무의 든든한 파트너로 받아들일 시간이다. 함께 스마트하고 효율적인 일터를 만들어가자.

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